ARCHIVISTICA!!

CONFORMACION DE LOS GRUPOS
DE DOCUMENTOS


El primer paso en cada una de las
Dependencias para la organización del
archivo, es dividir la documentación en tres
grandes grupos, y éstos a su vez, en
subgrupos.
Se abrirá una carpeta por cada año,
organizando los documentos en orden
ascendente de acuerdo a la fecha o la
numeración si es que la posee (ej:
resoluciones rectorales).
Los grupos y subgrupos quedan conformados así:
Grupo 1: CORRESPONDENCIA:
Actos decisorios del Consejo Directivo
Correspondencia interna despachada
Correspondencia interna recibida
Correspondencia externa recibida
Correspondencia externa despachada
Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas
Razoneros recibidos
Razoneros despachados
Resoluciones rectorales
Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta:

Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.

La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de
un expediente, se ordena con dicho expediente.

La correspondencia que acompaña a una información importante,
facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta
información adjunta
5

La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte
de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir,
que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:
Correspondencia Externa: Cuando se trata de correspondencia entre
una unidad administrativa de la Universidad y personas o
instituciones ajenas a ella.
Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas
interiores entre unidades administrativas de la Universidad.
Grupo 2: TRAMITES ADMINISTRATIVOS
Control de fotocopias
Control presupuestal
Control Inventarios
Cuentas de cobro
Reembolso de caja menor
Solicitudes
Transferencias Internas de Servicios
PEDIDOS
Almacén
Campus creativo
Librería
NOTA: Para la organización de la correspondencia, se debe legajar y
mantener completa con sus anexos.