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SELECCIÓN DOCUMENTAL
Una vez se hayan organizado los grupos de
documentos, se procede a la selección documental
que comprende:

2.1 Conservación

2.2 Descarte o destrucción

2.3 Traslado al archivo central
Esto con base en los parámetros que se dan a
continuación:
2.1 CONSERVACION:

DOCUMENTACIÓN DE AÑOS ANTERIORES:
Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse al
Departamento de Administración de Documentos para su organización y
conservación.

DOCUMENTACIÓN DEL AÑO EN CURSO:
Estos deben permanecer en el archivo de la Dependencia, organizada en
forma alfabética y de acuerdo a la división por grupos, descrita
anteriormente.

OTROS DOCUMENTOS A CONSERVAR EN LA DEPENDENCIA:
Los documentos, así sean de años anteriores, que son utilizados
frecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas en
marcha, historia de la dependencia entre otros, pueden conservarse en el
archivo de gestión (activo) no es necesario su traslado a Administración de
Documentos. Además de estos pueden considerarse los siguientes casos:
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• Las Resoluciones Rectorales o decisiones del Consejo Directivo, que hagan
mención a creaciones, nombramientos de Dependencias y Secciones a
cargo, ya que ellas hacen parte de la historia de la Dependencia y se puede
requerir en cualquier momento. ( Se conformara la carpeta de historia).
• La correspondencia radicada, que haga parte de proyectos especiales o
programas que constantemente se consulten en la Dependencia.
• Para las que conservan las historias académicas de los estudiantes deben
permanecer en sus archivos.
2.4. DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR:
Se entiende por descartar “la destrucción física de unidades o series
documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio,
constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea
que vayan a desarrollar valores históricos.
Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que no garantice la
imposibilidad de reconstrucción de los documentos”.1
El método de destrucción a utilizar en las dependencias de la Universidad
será el rasgado del documento, principalmente aquellas áreas que contienen
sellos, firmas o información importante.
Las políticas para la destrucción de documentos son las siguientes:

Eliminar toda comunicación sea memorando o carta que repose en los
archivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solo
para los años 2000 hacia atrás si en ellos encuentran los comunicados
con sus anexos es mejor conservarlos completos.

Las comunicaciones tipo razonero o comunicación interna cuyo
contenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin
para el cual fue creado. Su destrucción se hace en el momento de la